Berlin (ots) –
Akuter Personalmangel lässt die Prozesse in vielen Unternehmen stocken. Die Folge ist mangelnde Effizienz, die hohe Kosten verursachen kann. Neue Fachkräfte, die zur Bewältigung der Lage beitragen können, sind jedoch für viele Firmen nicht in Reichweite.
Unternehmensberater Daniel Graf sieht in der Prozessoptimierung für Unternehmen eine große Chance, um diese Zeit erfolgreich zu überbrücken. Seit einem Jahrzehnt steht er ihnen bei dieser Herausforderung zur Seite und unterstützt sie dabei, trotz Fachkräftemangel mehr Effizienz und Wachstum zu erzielen. Wie ihm das gelingt, zeigt er im folgenden Beitrag.
Prozesslandkarte erstellen und Wertstromanalyse durchführen
Für die meisten Unternehmen ist es im ersten Schritt notwendig, einen Überblick über die ablaufenden Prozesse zu gewinnen. Das gelingt mithilfe einer klassischen Prozesslandkarte, die die Abläufe entlang der Wertschöpfungskette skizziert.
Auf Grundlage dessen wird eine sogenannte Wertstromanalyse durchgeführt, die den zeitlichen Aufwand einzelner Prozesse identifiziert. So können die größten Zeitfresser im Unternehmen ausfindig gemacht werden. Nimmt beispielsweise die Auftragsabwicklung zu viel Zeit in Anspruch, kann je nach Situation dann zwischen den drei Optionen Softwareeinsatz, Verschlankung oder Automatisierung gewählt werden, um neue Zeitreserven freizusetzen.
Unterstützende Prozesse optimieren
Die Wertstromanalyse durchläuft jene Prozesse, die mit der Wertschöpfung direkt zusammenhängen. Weitere unterstützende Aufgaben, wie die Buchhaltung und Verwaltung, binden jedoch ebenfalls große personelle Ressourcen und sind in vielen Unternehmen nicht ausreichend digitalisiert.
Wie Daniel Graf betont, liegt in der Optimierung dieser Prozesse die Chance, die dort beschäftigten Mitarbeiter deutlich zu entlasten. So kann ihre Arbeitskraft beispielsweise in anderen, nicht automatisierbaren Arbeitsbereichen zum Einsatz kommen.
Das Ergebnis
Ein deutlich verringerter personeller Arbeitsaufwand ist der größte Vorteil, der aus der Optimierung erwachsen kann. Mitarbeiterkapazitäten lassen sich in Zeiten rarer Fachkräfte umschichten und Aufgabenbereiche neu abdecken. So ist es ohne eine Vergrößerung der Belegschaft möglich, einen höheren Umsatz zu erzielen.
Da die Prozessoptimierung dazu beiträgt, die Komplexität deutlich zu reduzieren, sinken zudem die fachlichen Anforderungen in vielen Bereichen. Das vergrößert den Bewerberpool, der für die zu besetzende Stelle infrage kommt. Nicht nur die gelernte Fachkraft ist nunmehr ein geeigneter Kandidat. Auch Bewerber aus verwandten Disziplinen, die jedoch eine schnelle Auffassungsgabe unter Beweis stellen, können nun eingelernt werden.
Der Experte für Qualitätsmanagement und Prozessoptimierung empfiehlt seinen Kunden zudem, die neue Prozessstruktur vom TÜV zertifizieren zu lassen. Das Zertifikat steigert die Attraktivität als Arbeitgeber deutlich. Schließlich bringt es zum Ausdruck, dass Bewerber hier einen gut geführten und strukturierten Betrieb vor sich haben.
Über Daniel Graf:
Daniel Graf ist der Gründer und Geschäftsführer des Deutschen Instituts für Digitale Qualitätssicherung, IfDQ Audit GmbH. Er hilft Unternehmen dabei, ISO-Normen, DIN-Standards sowie die Normen der DQN-Reihe richtig umzusetzen und unterstützt sie auf dem Weg zu ihrer Zertifizierung. Mit seiner Arbeit erspart er Führungskräften und Mitarbeitern Unmengen an Bürokratie und nimmt ihnen damit die Prüfungsangst. Weitere Informationen unter: www.ifdq.de.
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